Am Anfang ist die Motivation
Eine Stellenanzeige verspricht den ultimativen Traumjob. Voller Elan und hochmotiviert stürzen sich Bewerber auf ihre Bewerbungsunterlagen. Sie verfassen, korrigieren und optimieren solange, bis die perfekte Bewerbung steht. Und dann soll es möglichst schnell gehen. Abschicken, abwarten und auf eine Zusage hoffen. Wenn es denn so einfach wäre. Denn bevor der Traumjob in greifbare Nähe rückt, durchlaufen die meisten Interessenten einen zeitaufwendigen und nicht selten anstrengenden Prozess, bei dem sie sich und ihre Kompetenzen mehrfach unter Beweis stellen müssen. Vor allem aber müssen Bewerber häufig Ausdauer mitbringen, denn Arbeitgeber nehmen sich oft viel Zeit, den richtigen Kandidaten für ihren Betrieb zu finden.
Was versteht man unter Bewerbungsprozess?
Berufsanfängern ist das Prozedere meist noch unbekannt, Berufserfahrene hingegen wissen, dass die Jobsuche oftmals ein langwieriger Prozess sein kann. Unter einem Bewerbungsprozess wird ein stufenweiser Ablauf verstanden, beginnend von der Stellenausschreibung über die darauf getätigte Bewerbung und das meist stattfindende Vorstellungsgespräch bis zur endgültigen Entscheidung und Vertragsunterzeichnung.
Das Bewerbungsverfahren untergliedert sich in einzelne Phasen oder Abschnitte. Dabei kommt jeder einzelnen Phase eine eigene gewichtige Bedeutung zu. Und auch die Rollen der Beteiligten, also von Bewerbern und Arbeitgebern, sind in den einzelnen Abschnitten unterschiedlich relevant. Wichtig ist, dass eine Bewerbung nicht als einzelner Akt betrachtet werden kann, sondern sich in das Gefüge eines zusammenhängenden Bewerbungsverfahrens eingliedern lässt und als wesentlicher Teil das Fundament für die Abläufe danach bildet. Eine Bewerbung ist demnach viel mehr als nur eine Interessensbekundung für einen Job.
Im Bewerbungsverfahren finden Arbeitnehmer und Arbeitgeber zusammen und vereinbaren auf Basis gemeinsamer Vorstellungen und Erwartungen sowie arbeitsrechtlicher Grundlagen eine Zusammenarbeit im Rahmen eines zu vergütenden Arbeitsverhältnisses.
Das komplexe Bewerbungsverfahren als solches ist bedeutsam, weil es in seinen einzelnen Phasen jeder Partei die Möglichkeit gibt, zu erkennen, ob der gemeinsam beschrittene Weg weitergegangen werden kann oder nicht.
Gibt es "den" Bewerbungsprozess?
Der Bewerbungsprozess läuft nicht immer und überall nach einem Muster ab. Ganz im Gegenteil, je nach Unternehmensgröße und Position der ausgeschriebenen Stelle kann der Prozess in seinem Ablauf unterschiedlich umfangreich sein. Manchmal rufen Bewerber einfach direkt bei Arbeitgebern an, nachdem sie auf ein spannendes und lukratives Jobangebot gestoßen sind. Sie werden sofort zu einem Gespräch eingeladen und erhalten dann unmittelbar einen Arbeitsvertrag. Das ist der Idealfall.
So einfach und unkompliziert läuft es aber natürlich eher selten ab. Häufig müssen Bewerber lange auf eine Rückmeldung oder die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch warten, nachdem sie sich beworben haben. In einigen Fällen müssen Kandidaten nach einem Bewerbungsgespräch noch ein Assessmentcenter erfolgreich durchlaufen, bevor sie mit einer Zusage rechnen dürfen. Auch die Möglichkeiten für Probearbeiten werden vor Abschluss eines Arbeitsvertrags bevorzugt von Arbeitgebern angeboten. Das gegenseitige Kennenlernen soll über ein Gespräch hinaus gehen; Arbeitgeber wollen sehen, ob die Bewerber sich gut ins Team integrieren und sich in bestehende Betriebsabläufe einbringen können und ob sie ausreichend Potential mitbringen, sich als zukünftige Mitarbeiter zu etablieren.
Fachkräftemangel und die Qual der Wahl
In Branchen, in denen Fachkräftemängel herrscht, haben Bewerber wiederum das Privileg, zwischen mehreren attraktiven Jobangeboten wählen zu dürfen. Hier setzen Unternehmen bereits im Vorstellungsgespräch auf eine moderne Unternehmenskultur und lassen einen Jobinteressenten oft das ganze Team kennenlernen, damit er einen möglichst breiten Eindruck gewinnen kann und letztlich überzeugt ist.
Wie auch immer der Prozess aufgebaut ist, Bewerber kommen in der Regel nicht um ihn herum und können ihn sogar bis zu einem gewissen Grad mit beeinflussen.
Bewerbungsprozess Ablauf: Diesen Weg geht Ihre Bewerbung
Hier zeigen wir Ihnen auf, was in der Regel passiert, wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben.
Die Stellenausschreibung
Alles beginnt mit einer vakanten Stelle. Der Arbeitgeber hat Personalbedarf und schreibt entweder selbst eine Stelle aus oder beauftragt damit eine Personalvermittlung.
Die Bewerbung
Die Bewerbung ist die Reaktion auf eine Stellenausschreibung (ausgenommen die Initiativbewerbung). Ein arbeitssuchender Interessent findet die Stellenanzeige auf einer entsprechenden Plattform oder ein Arbeitnehmer möchte sich beruflich weiterentwickeln und entdeckt eine Stelle, die sein Interesse weckt.
Der Entschluss steht fest: Die Stellenausschreibung klingt vielversprechend, das geforderte Kompetenzprofil passt zu den eigenen beruflichen Kenntnissen und Fähigkeiten, das Unternehmen wirkt ansprechend. Die Bewerbung wird verfasst und innerhalb der angeforderten Frist abgeschickt.
Unabhängig davon, ob die Bewerbung schriftlich oder online erfolgt, in dieser Stufe können Sie maßgeblich den Verlauf des Bewerbungsprozesses beeinflussen. Wer ein einwandfrei ausformuliertes Anschreiben und vollständige Bewerbungsunterlagen einreicht, der punktet. Der erste Schritt in die richtige Richtung ist getan.
Bewerbungseingang: Prüfung der Unterlagen
In dieser Phase filtern entweder die Arbeitgeber selbst oder Personaler alle eingegangenen Unterlagen auf Vollständigkeit. Es erfolgt eine erste grobe Auswahl der in Frage kommenden Interessenten. Sie werden unterteilt in favorisierte Kandidaten und Reserve-Kandidaten.
Erste Rückmeldung
Rückmeldungen erfolgen bei online-Bewerbungen meist elektronisch. Die Jobinteressenten erhalten eine standardisierte Mail mit der Bitte um Geduld. Das ist ein Hinweis, dass das Bewerbungsverfahren im Gange ist, aber noch dauert.
Bei kleineren Unternehmen, wie zum Beispiel Handwerksbetrieben, ist es nicht unüblich, dass der Chef den Jobinteressenten gleich nach Eingang der Bewerbung anruft und in einem ersten Telefonkontakt besprochen wird, ob eine Zusammenarbeit passen könnte.
Erste grobe Auswahlrunde und zweite feine Auswahlrunde
Personaler prüfen die Unterlagen und Lebensläufe auf Formfehler, Widersprüchlichkeiten und fehlende Abschlüsse oder Kenntnisse. Danach wird weiter ausgesiebt im Portfolio der potenziellen Kandidaten. Jetzt gehen die Personaler noch mehr ins Detail, sie prüfen das Profil der Bewerber noch genauer auf deren Eignung für den Job.
Erste direkte Kontaktaufnahme
Manche Unternehmen oder Personaler fangen mit einem Telefon- oder Videointerview an. Das kann einige Vorteile für den Jobinteressenten haben. Eine gute und intensive Vorbereitung ist trotzdem unerlässlich.
Persönliches Kennenlernen
Wer eine Einladung zu einem persönlichen Gespräch erhält, kann stolz auf sich sein, aber noch nicht siegessicher. Sie haben schriftlich überzeugt, jetzt kommt es auf Persönlichkeit und Auftreten an. Die wenigsten sind so schlagfertig und redegewandt, dass sie ohne Vorbereitung ins Vorstellungsgespräch gehen können.
Besondere Herausforderung: Das Assessment-Center
Gerade Banken und andere größere Konzerne greifen gern bei ihrer Bewerberauswahl auf ein klassisches Assessment-Center zurück. Hier müssen Sie sich meistens in Selbstpräsentationen, Gruppenaufgaben und Rollenspielen bewähren.
Finale Entscheidung
In der letzten Phase des Bewerbungsverfahrens trifft der Arbeitgeber die finale Entscheidung für einen potenziellen Arbeitnehmer, den er sich als Mitarbeiter für seinen Betrieb am besten vorstellen kann. Der Kandidat erhält eine Zusage und ein Vertragsangebot. Wenn der Bewerber die Stelle ebenfalls noch will und mit den Arbeitsbedingungen einverstanden ist, dann steht einer zukünftigen Zusammenarbeit nichts mehr im Weg. Alle anderen Bewerber erhalten eine Absage, die meistens etwas später schriftlich erfolgt.
Diese Komponenten beeinflussen den Bewerbungsprozess
Es gibt unterschiedliche Faktoren, die beeinflussen, wie lange Sie auf eine Rückmeldung des Unternehmens warten werden:
Größe des Unternehmens
Große Konzerne haben oft eine separate Personalabteilung, die sich speziell und ausschließlich allen Bewerbungen annimmt. Hier wird der Prozess erwartungsgemäß umfangreich sein und länger dauern.
In kleinen Betrieben suchen mitunter sogar die Chefs selbst noch ihr Personal aus. Es entscheidet manchmal auch einfach Sympathie. Viele Chefs wollen sich außerdem nicht allzu lang mit der Personalsuche aufhalten und reagieren auf Bewerber, deren beruflicher Background nicht ganz zur Stelle passt, deshalb flexibler.
Es kann aber auch genau umgekehrt sein; durch das Vorhandensein einer Personalabteilung kann die Suche nach einem geeigneten Arbeitnehmer schneller abgewickelt werden, während in kleineren Unternehmen die Suche zur Besetzung einer freien Stelle zusätzlich zum Tagesgeschäft erledigt werden muss.
Organisationsmanagement
Es ist allgemein bekannt, dass Bewerbungsprozesse im öffentlichen Dienst sich sehr in die Länge ziehen. Ausschreibungsfristen werden streng beachtet. Dazu müssen Gremien wie Personalrat und andere Entscheidungsbefugte wie Gleichstellungsbeauftragte und Schwerbehindertenvertreter in sämtliche Personalentscheidungen mit einbezogen werden. Ein Verfahren von mehreren Monaten ist dann nicht ungewöhnlich.
Position der ausgeschriebenen Stelle
Eine Stelle in einer Führungsposition wird nicht ohne weiteres besetzt. Die Unternahmen lassen sich grundsätzlich mehr Zeit für die Auswahl eines geeigneten Bewerbers. Hintergrund sind vor allem die zu hohen Kosten, die eine Fehlbesetzung mit sich bringen würde. Helferstellen hingegen werden relativ zügig besetzt.
Als Faustregel gilt: Ist die Stelle hoch dotiert, dann ist auch der Bewerbungsprozess sehr wahrscheinlich umfassender.
Anzahl der (geeigneten) Bewerber
Die Konkurrenz schläft nicht. Wenn der Pool an Bewerbern vergrößert werden soll, kann es zu einer Stagnation des gesamten Bewerbungsverfahrens kommen, etwa weil die Stelle erneut ausgeschrieben wird.
Die Stellenanzeige und Fachkräfte
Je differenzierter und genauer die Stellenanzeige ausformuliert ist, desto begrenzter ist die Bewerberanzahl. Wenn Arbeitgeber konsequent in ihrer Stellenanzeige ein detailliertes Anforderungprofil beschreiben und die geforderten Fertigkeiten eindeutig benennen, ist es wahrscheinlicher, von Anfang passende Kandidaten zu finden. So wird der Bewerberkreis kleiner gehalten und die Auswahl kann gezielter und schneller erfolgen.
In Branchen, in denen allgemein Fachkräftemangel herrscht, kann sich ein Auswahlverfahren in die Länge ziehen, der gesamte Bewerbungsprozess dauert umso länger.
Selbst ist der Bewerber
Sie haben es nicht immer in der Hand. Aber Sie können durchaus Ihren Beitrag leisten, um ein Auswahlverfahren zu beschleunigen.
Bleiben Sie dran
Haben Sie Ihre Bewerbungen immer im Auge, legen Sie sich selbst Notizen oder setzen Sie sich Erinnerungen.
Im laufenden Bewerbungsprozess nachfragen?
Wenn Unternehmen ausdrücklich darauf hinweisen, nicht nachzufragen, dann lassen Sie es auch! Ansonsten gilt, dass Sie zwei Wochen nach Eingang Ihrer Unterlagen dezent nachfragen dürfen. Nehmen Sie dabei Bezug auf die Stelle und bleiben Sie höflich in Ihrem Anliegen. Zeigen Sie gleichzeitig, dass Sie nach wie vor interessiert sind an der Stelle.
Vermeiden Sie unnötige Fehler!
Falsche Ansprechpartner, Rechtschreibefehler, Uneinheitlichkeit im Format, Schachtelsätze im Anschreiben, lückenhafte Lebensläufe und überzogene Gehaltvorstellungen haben in einer guten Bewerbung nichts zu suchen. Passen Sie Ihre Bewerbung dem Stellenangebot an.
Bleiben Sie in positiver Erinnerung!
Treten Sie professionell und gut vorbereitet auf. Bleiben Sie immer authentisch.
Eine astrein geschriebene Bewerbung, eine gelungene Selbstpräsentation und überzeugende Qualifikationsnachweise sowie einschlägige Berufserfahrung können Personaler und Arbeitgeber schneller überzeugen oder die Entscheidung zumindest leichter machen und damit einen Bewerbungsprozess verkürzen.
Bewerbungsprozess: Ein Kraftakt mit Wartezeit, der sich am Ende lohnen kann
Ein Bewerbungsverfahren bringt Bewerber und Unternehmen zusammen. Die einzelnen Stationen verdeutlichen sukzessive, ob beide Parteien gemeinsame Schnittstellen haben und fachlich sowie persönlich zusammenpassen.
Wichtig: Es gibt nicht den einen Bewerbungsprozess, der bindend ist. Jedes Unternehmen entscheidet selbst, wie es das für sich passende Personal findet, welche Auswahlkriterien priorisiert werden und wie lange sich Zeit für die Suche genommen wird.
Ein Bewerungsverfahren kann sehr langwierig sein. Es spielen verschiedene Faktoren eine Rolle. Kleine Betriebe haben den Vorteil, dass der Chef nach seinem Bauchgefühl entscheidet. Konzerne oder Behörden halten sich hingegen an strikte Vorgaben im internen Bewerbungsablauf.
Unnötig lang warten…
…muss niemand. Wer seine Lebenszeit nicht verschwenden will und ein anderes Jobangebot erhält, muss nicht warten. Hier empfiehlt sich eine höfliche Absage oder das Zurückziehen der Bewerbung. Tauchen Sie nicht einfach ab, sondern Verabschieden Sie sich mit Stil.
Unternehmen, die sich sehr viel Zeit lassen mit der Bewerberauswahl, laufen Gefahr, potenzielle Mitarbeiter an andere zu verlieren. Deswegen sollte ein Bewerbungsprozess sich nie über mehrere Monate ziehen.
